Asiakastieto- ja laskutustietojärjestelmän tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä 

Ekorosk

2. Rekisterin nimi 

Asiakastieto- ja laskutustietojärjestelmän tietosuojaseloste

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Pohjanmaan jätelautakunta

(4.) Vastuuhenkilö 

Pohjanmaan jätelautakunta

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeutusperuste 

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Ekoroskin lakisääteisten tehtävien hoito, jota on jätteiden vastaanotto ja sakokaivojen tyhjennysten laskutus kiinteistöiltä sekä muiden sopimukseen tai tilaukseen perustuvien tehtävien hoito. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn yksilöimiseksi asiakaspalvelussa, asiakassuhteiden hoidossa, asiakastietojen ylläpitämisessä ja rekisteröityjen sähköisissä asiointipalveluissa. Henkilötietoja käsitellään myös laskutuksen, maksusuoritusten valvonnan ja perinnän hoitamisessa. 

Ekoroskin asiakastietojärjestelmän tietoja käytetään lähteenä operatiivisissa järjestelmissä Ekoroskin lakisääteisten tehtävien suorittamiseksi, tilattujen palvelujen tuottamiseksi tai tuotteiden toimittamiseksi sekä näistä muodostettaviin laskutustapahtumiin. Rekisterin tietoja käytetään myös Ekoroskin sisäisten tehtävien hoitamiseen mm. kirjanpidossa, tilintarkastuksessa sekä sisäisissä tarkastuksissa. Tiedoista voidaan koota yksilöityä tietoa sisältäviä raportteja asiakaspalvelu- ja laskutusprosessien kontrolleiksi sekä puuttuvien tai päällekkäisten tietojen korjaamiseksi. Tiedoista voidaan myös koota toiminnan johtamisen ja kehittämisen tarpeisiin tilastoja ja raportteja, joista yksittäisiä rekisteröityjä ei ole mahdollista tunnistaa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteina ovat Ekoroskin lakisääteisten velvoitteiden

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja: rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, henkilötunnus tai Y-tunnus. Sekä vastaavat tiedot mahdollisista yhteyshenkilöistä tai edustajista (isännöitsijä, muu laskun saaja tai muu sopimukseen tai palveluun liittyvä henkilö). Rekisterissä voi olla lisäksi käyttöpaikan tietoja, mm. osoitetiedot, jäteastioiden sijaintitiedot, liittymis- ja perusmaksujen perusteena olevia tietoja, rakennukseen liittyvät tiedot kuten kiinteistötunnus, koordinaatit, käyttötarkoitus, huoneistoala, asukkaiden lukumäärä sekä laskutustietoja, kuten tiedot laskutuksesta ja maksutapahtumista, laskutusosoite, eräpäivät, laskutustapa ja laskutusjakso, tilinumero (suoramaksut, maksujen palautukset), tiedot maksusuorituksista, tiedot viivästyneiden maksujen perinnän vaiheista. 

Rekisterissä voi olla myös kuvaukset palveluista ja rekisteröidyn suostumuksella ja ilmoituksella tallennetut tiedot mm. toivotusta yhteydenottokanavasta (kirje, sähköposti jne.) ja muut rekisteröidyn haluaman palvelun toimittamiseksi tarvittavat tiedot. Henkilö- tai y-tunnusta käytetään rekisteröidyn yksilöimiseksi. Ilman tarvittavia henkilötietoja Ekorosk ei voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Rekisteröintiä koskevat tiedot saadaan sopimuksista, tilauksista sekä rekisteröidyn yhteydenotoista ja niistä tiedoista, jotka tallentuvat rekisteröidyn käyttäessä Ekoroskin palveluja tai tuotteita. Henkilötietoja voidaan lisäksi hakea: Väestötietojärjestelmästä, Suomen Asiakastieto Oy:ltä tai muusta osoite- tai päivityspalvelua tarjoavan rekisterinpitäjän palvelusta.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa vain viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi. Ekorosk voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja vain Ekoroskin lukuun suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Ekorosk varmistaa aina, että yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle lukuun ottamatta Ekoroskin rekisteröidyille postitettavia tiedotteita ja laskuja tai rekisteröidyn käyttäessä sähköisiä asiointipalveluja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Ekorosk käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti. Paperilla olevat tiedot säilytetään tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan asianmukaisilla henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietoturvallisesti Ekoroskin käyttämiin tietojärjestelmiin, joihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Nämä henkilöt käsittelevät tietoja huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Tietojärjestelmien tietoturvallisuutta testataan säännöllisesti. Ekorosk kouluttaa henkilöstöään tietosuojan ja tietoturvan osalta.

11. Rekisteröidyn oikeudet ja rekisteröidyn informoiminen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Ekorosk kieltäytyy pyynnön toteuttamisesta ainoastaan laissa säädetyllä perusteella. Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä Ekoroskin kotisivuilla ja Ekoroskin toimipaikassa.

12. Henkilötietojen säilytysajan periaatteet

Ekorosk säilyttää rekisteröidyn henkilötietoja rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Rekisteröidyn on hyvä huomioida, että hänen henkilötietojaan voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö, Ekoroskia sitovat muut velvoitteet tai toiminnalliset tarpeet tai Ekoroskia sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

13. Rekisterihallinto

Pohjanmaan jätelautakunta

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli Ekorosk muuttaa tätä selostetta, Ekorosk laittaa muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, Ekorosk voi informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla Ekoroskin sivuille asiasta ilmoituksen. Ekorosk suosittelee käymään säännöllisesti Ekoroskin kotisivuilla ja huomioimaan mahdolliset muutokset selosteessa.